Automatyzacja obiegu dokumentów i faktur

Automatyzacja obiegu dokumentów polega na tym, że dokument sam trafia z maila do systemu, a człowiek tylko zatwierdza to, co budzi wątpliwość. Odczyt to łatwiejsza część. Trudniejsza i ważniejsza jest kontrola tego, co automat wyciągnął.

Problem

Faktury przychodzą mailem, w PDF-ie, czasem jako zdjęcie zrobione telefonem. Ktoś je otwiera, przepisuje cztery pola do systemu i odkłada do katalogu. Przy kilkuset dokumentach miesięcznie to nie jest drobiazg, tylko etat, w dodatku taki, w którym literówka kosztuje najwięcej.

Jak to robię

Dokument trafia do odczytu automatycznie, z monitorowanej skrzynki albo katalogu. Model wyciąga numer, datę, kwoty, stawki VAT i dane kontrahenta, po czym dane lądują tam, gdzie mają: w systemie księgowym, arkuszu albo bazie.

Kluczowa część to nie odczyt, tylko kontrola. Automat, który cicho myli kwoty, jest gorszy od jego braku. Dlatego każdy odczyt dostaje próg pewności, a dokumenty wątpliwe trafiają do ręcznego zatwierdzenia zamiast przechodzić dalej.

Dla kogo

Dla firm przyjmujących regularnie powtarzalne dokumenty: faktury zakupowe, zamówienia, protokoły, listy przewozowe. Im bardziej ustalony format, tym prościej, ale różnorodność sama w sobie nie jest przeszkodą.

Co dostajesz

• Automatyczny odczyt z maila, skanu albo katalogu
• Zapis do Twojego systemu księgowego lub bazy
• Próg pewności i kolejkę dokumentów do ręcznego sprawdzenia
• Archiwum z możliwością wyszukiwania po treści, nie tylko po nazwie pliku

Ile to kosztuje

Na cenę wpływa liczba typów dokumentów, docelowy system oraz to, czy potrzebny jest interfejs do zatwierdzania wątpliwych odczytów. Jeden typ dokumentu i zapis do arkusza to inna skala niż obieg z akceptacjami.

Wycenę podaję po krótkiej rozmowie, w której oglądam przykładowe dokumenty. Rozmowa jest bezpłatna.

Najczęstsze pytania

Czy odczyt działa na zdjęciach zrobionych telefonem? Tak, choć jakość zdjęcia wpływa na pewność odczytu. Dokumenty poniżej progu pewności trafiają do ręcznego sprawdzenia, więc zły odczyt nie przechodzi dalej po cichu.

Co z dokumentami w obcych językach? Działa, o ile z góry wiadomo, jakich języków się spodziewać.

Czy to zastąpi księgową? Nie i nie taki jest cel. Zdejmuje przepisywanie, zostawia decyzje. Księgowa przestaje przepisywać, a zaczyna sprawdzać wyjątki.

Mam też inne procesy do uporządkowania. Wtedy rozmawiamy szerzej o automatyzacji procesów biznesowych, bo obieg dokumentów rzadko stoi sam.