Automatyzacja procesów biznesowych

Automatyzacja procesów biznesowych polega na tym, żeby dane przepływały między systemami same, zamiast przez człowieka z klawiaturą. Zaczynam od jednego procesu, policzenia ile realnie zajmuje, i dopiero potem buduję rozwiązanie.

Problem

Dane w firmie krążą między systemami, ale przenosi je człowiek. Ktoś przepisuje zamówienie ze sklepu do księgowości, ktoś przekleja dane z maila do CRM-u, ktoś raz w tygodniu składa raport z czterech arkuszy. Każda z tych czynności jest drobna. Razem potrafią zjeść etat.

Najgorsze jest to, że nikt tego nie liczy. Dopóki proces nie jest zmierzony, wygląda na drobiazg, o którym nie warto rozmawiać.

Jak wygląda automatyzacja procesów biznesowych w praktyce

Zaczynam od prześledzenia jednego procesu od początku do końca i policzenia, ile realnie zajmuje. To zwykle godzina rozmowy i kilka pytań do osoby, która ten proces wykonuje.

Dopiero potem buduję automatyzację, najczęściej w n8n lub Make, czyli narzędziach, w których przepływ widać jako diagram, a nie jako kod zrozumiały dla jednej osoby.

To celowa decyzja: rozwiązanie zostaje Twoje. Możesz je rozwijać samodzielnie albo zlecić komu innemu, bez uzależnienia ode mnie.

Osobno projektuję to, co dzieje się przy błędzie. Automatyzacja, która cicho przestaje działać, jest gorsza od jej braku, bo nikt tego nie zauważa przez tydzień.

Dla kogo

Dla firm, w których ktoś regularnie robi to samo ręcznie i wie, że to strata czasu, ale nikt nie ma przestrzeni, żeby się tym zająć. Zwykle są to zespoły od kilku do kilkudziesięciu osób, korzystające z kilku niepołączonych narzędzi.

Częste punkty startu to automatyzacja procesów księgowych, obsługi zamówień i raportowania.

Co dostajesz

• Mapę procesu przed zmianą, z policzonym czasem
• Działającą automatyzację wraz z obsługą sytuacji wyjątkowych
• Dokumentację po polsku i przekazanie, żebyś wiedział, co się dzieje
• Ustalony sposób reagowania, gdy zewnętrzne narzędzie zmieni zasady działania

Ile czasu odzyskasz, zależy od tego, jak wygląda dany proces. Realnie oceniam to dopiero po jego obejrzeniu, nie wcześniej.

Ile to kosztuje

Na cenę wpływa liczba systemów, które trzeba połączyć, oraz to, ile wyjątków ma proces. Połączenie dwóch narzędzi jednym przepływem to inna skala niż obieg z akceptacjami i wieloma ścieżkami.

Wycenę podaję po krótkiej rozmowie, w której oglądam proces. Rozmowa jest bezpłatna, trwa około pół godziny i nie zobowiązuje do niczego.

Najczęstsze pytania

Czy muszę wymieniać systemy, z których korzystamy? Nie. Sens tej pracy polega właśnie na połączeniu tego, co już macie. Wymiana narzędzi to osobna decyzja i zwykle niepotrzebna.

Co, jeśli proces się zmieni? Dlatego buduję w narzędziach, w których przepływ widać jako diagram. Drobne zmiany wprowadzisz samodzielnie, a przy większych wracasz do mnie albo do kogokolwiek innego.

Czy automatyzacja procesów to to samo co wdrożenie AI? Nie zawsze. Sporo procesów da się zautomatyzować bez żadnego modelu, samymi integracjami, i tak wychodzi taniej. Model wchodzi tam, gdzie trzeba zrozumieć treść, na przykład przy obiegu dokumentów.

Od czego zacząć, jeśli nie wiem, co automatyzować? Od audytu procesów albo od szkolenia zespołu. Ludzie, którzy wykonują pracę, zwykle wiedzą najlepiej, co ich uwiera.